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Si buscas en Google vas a encontrar infinidad de blogs y sitios web en los que te ofrecen la receta infalible para escribir un correo electrónico formal o semi-formal. Aunque no lo creas, esos “paso a paso” pueden ser muy útiles. Hoy por hoy, la escritura se ha vuelto el medio por el cual nos comunicamos a diario con amigos o familiares que viven al otro lado del país, pero también con nuestro jefe, con clientes (o posibles clientes), proveedores y demás.

Hace poco, me vi en la necesidad de solicitar cotizaciones para una fiesta con 200 invitados. No nada más me di cuenta de mi incapacidad para organizar cualquier clase de evento al que asistan más de veinte personas, también descubrí que muy pocas empresas prestan atención a la manera en la que redactan sus correos electrónicos. No se trata únicamente de cuestiones de ortografía o puntuación (me queda claro que no todo el mundo tiene que ser un súper experto), sino también de contenido. Pensando en eso, te dejo una lista de cinco cosas que debes evitar al escribir un correo electrónico relacionado con asuntos de trabajo.


1. Seguir los usos y costumbres del chat, Whatsapp y SMS


El mundo gira muy deprisa, estoy de acuerdo. Sin embargo, el “lenguaje chat”, que consiste en abreviar palabras con el fin de agilizar la escritura, ahorrar tiempo y contestarle con rapidez a las diez personas con quienes estás hablando, debe quedar fuera de cualquier correo electrónico o mensaje que envíes a tus posibles clientes o a tus jefes.
Juro que no soy purista, puedes escribir “estoy bn”, usar la “k” en vez de “qu” y llenar de emoticones tus mensajes personales (de hecho, estoy convencida de que manejar a la perfección el “lenguaje chat” es todo una arte). Sin embargo, por más eficaz que te resulte esta manera de escribir, repito: debes evitarla a toda costa en los correos de trabajo. La razón es simple. Muchas veces quien está del otro lado de la pantalla no te conoce; tu primera oportunidad para causarle una buena impresión es ese correo electrónico en el que acabas de escribir quiere con “k”. Y peor aún si a quien le escribes es a tu jefe…o al jefe de tu jefe. Piensa esto: para algunas personas recibir una respuesta escrita de esta manera demuestra falta de seriedad o que no te has tomado el tiempo suficiente para preparar tu respuesta.


2. Dejar preguntas sin contestar


Parece ocioso decirlo, pero suele ocurrir que algunos días la carga de trabajo es tal que no leemos con cuidado los mensajes recibidos o pasamos cosas por alto. No escribas por escribir: enfócate en aquello que te hayan preguntado. Tu respuesta debe ser siempre pertinente y, por tanto, debes estructurarla de manera adecuada. Estoy de acuerdo en que quizá hay ciertos detalles que es mejor hablar de forma personal, también entiendo que quizá prefieras que, antes de tomar una decisión basándose en tu respuesta, el cliente (si es el caso) conozca bien los servicios que ofreces. Si tú, supongamos, trabajas en una empresa de catering y una clienta te escribe preguntando (además de diez cosas más) si puedes hacer un postre con berenjenas, por más trivial que a ti te parezca puede que esa sea una cuestión de vital importancia para ella. Lo hagas o no, respóndele; imagina que ha escrito a otras cinco empresas del ramo preguntando lo mismo. Toma las preguntas como guía y contesta en orden. Si no tienes ni la menor idea de cómo hacer un postre con berenjenas ofrece otras posibilidades, pero no ignores su pregunta.



3. Ser poco claro


La falta de claridad es una de las fallas más frecuentes al redactar correos electrónicos, se trate de invitar a alguien a una reunión, cotizar un producto o dar seguimiento a la solicitud de un cliente. Recuerda: la lengua escrita es distinta a la lengua oral. Piensa primero qué quieres decir y trata de transmitir tu mensaje de forma directa. No repitas información que ya has dado. También intenta no emplear tecnicismos o frases hechas que tienen sentido para los profesionales de tu área, pero no para el común de los mortales. Para favorecer la claridad, procura separar lo que escribes en párrafos y no formar oraciones muy largas.

Si vas a enviar una cotización, por ejemplo, preséntala de la manera más clara posible y explícale de forma esquemática a tu lector las características de tu servicio. Si no te entiende, es probable que no vuelva a preguntar o que dé por sentado que ofreces algo que en realidad no estarás dispuesto a cumplir.


4. Escribir hasta que te sangren los dedos


Es muy importante ser conciso; en otras palabras, ir al grano. No escribas un correo electrónico de diez párrafos, no es una carta de amor. Si necesitas escribir una cotización o un plan de trabajo con detalle, envíalos en un archivo de texto adjunto a tu correo electrónico. Con el afán de ser lo más directo posible, puedes empezar tus correos electrónicos (obviamente después del saludo) diciendo la razón por la cual escribes: “le escribo para solicitar una cita”, “le escribo para recordarle que mañana vence el plazo para…”.


5. Usar mayúsculas indiscriminadamente


Sí, ya sé que hay cosas que te gustaría resaltar, pero usar mayúsculas (e incluso negritas) a cada momento para hacer énfasis en tal o cual idea, no es para nada aconsejable. Primero, por una cuestión estética: se ve terrible y es muy cansado leer un texto escrito total y absolutamente en mayúsculas. En segundo lugar porque -y suena grave- estarías desafiando las leyes más elementales de la ortografía. Fuera de broma, hay una razón para usarlas en determinados casos, en principio porque favorecen la claridad. Además, un correo en el que abundan esas “llamadas de atención” hace sentir a quien lee un poco bobo, como si dijeses: “Mira, te marqué todo lo muy importante en mayúsculas porque no confío en que leas con atención”. Así que si quieres destacar un punto importante, trata de hacerlo explícito en tu discurso.

Escrito por Nidia Cuan.